INFORMATIVA PRIVACY EX ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 – PIATTAFORMA “OPEN DATA PLAYGROUND”

Titolo

Layer 2 (+ info)

  • Definizioni

Challenge, Condizioni Generali, Dati Personali, Form, GDPR, Informativa, Interessati, OST, Partecipanti, Partner, Piattaforma, Profilo, Profilo Linkedin, Premi, Regolamento, Registrazione, Servizi, Sponsor, Team, Titolare, Trattamento, Utente.

  • Challenge: processo competitivo online/onsite organizzato sulla Piattaforma su indicazioni degli Sponsor volto ad individuare – secondo i criteri indicati nel Regolamento – profili aventi determinate caratteristiche (i.e. competenze in ambito e-skill) tra i Partecipanti.
  • Condizioni Generali: condizioni generali che regolano il rapporto tra OST e l’Utente in merito all’utilizzo della Piattaforma da parte dell’Utente e alla prestazione dei Servizi offerti da OST mediante la Piattaforma stessa.
  • Dati Personali: qualunque informazione relativa ad una persona fisica, identificata o identificabile, direttamente e indirettamente, mediante riferimento al nome, ad un numero di identificazione, ai dati di ubicazione, a un identificativo online o a elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
  • Form: il form presente sulla Piattaforma mediante cui gli Utenti effettuano la Registrazione sulla Piattaforma. 
  • GDPR: il regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016.
  • Informativa: il presente documento relativo ai trattamenti dei Dati Personali svolti da OST.
  • Interessati: le persone fisiche a cui si riferiscono i Dati Personali, ai sensi dell’art. 4 del GDPR (e.g. gli Utenti).
  • Newsletter: le comunicazioni inviate da OST aventi ad oggetto materiale informativo e pubblicitario (e.g. newsletter), nonché la segnalazione di e l’invito a eventi e iniziative promozionali, relativi alla Società, alla Piattaforma e/o agli Sponsor.
  • OST: Open Search Tech S.r.l., con sede legale in Via G. Nicotera, 7, 00195, Roma, C.F., P.IVA e Registro delle Imprese di Roma n. 15951221009.
  • Partecipanti: gli Utenti che si iscrivono e partecipano a una determinata Challenge.
  • Partner: soggetti terzi, partner della Società, di cui quest’ultima si avvale – ad esempio – per prestare i Servizi e/o erogare i Premi.
  • Piattaforma: la piattaforma online “Open Data Playground”.
  • Profilo: il profilo creato dall’Utente sulla Piattaforma per la Registrazione.
  • Profilo Linkedin: il profilo Linkedin dell’Utente.
  • Premi: premi di entità e natura diverse, assegnati dallo Sponsor al Partecipante vincitore della Challenge, anche tramite la Piattaforma e/o i Partner (e.g. possibilità di accedere a un processo di recruitment organizzato dallo Sponsor ed eventuali partner in autonomia, somme di denaro, gift card, offerte per l’acquisto di determinati beni o servizi, riconoscimenti pubblici, ecc.).
  • Regolamento: il regolamento relativo a una Challenge, predisposto dallo Sponsor che organizza tale Challenge e che disciplina la partecipazione dei Partecipanti alla Challenge stessa.
  • Registrazione: creazione di un Profilo tramite compilazione di un Form e/o tramite collegamento al Profilo Linkedin.
  • Servizi: i servizi offerti da OST all’Utente tramite la Piattaforma, così come definiti nelle Condizioni Generali.
  • Sponsor: le persone giuridiche (e.g. società di capitali, enti universitari, centri di ricerca e istituti di formazione professionale) che organizzano le Challenge.
  • Team: i team di Partecipanti creato al fine di partecipare, insieme agli altri Partecipanti facenti parte dello stesso Team, alle Challenge esclusivamente riservate ai team.
  • Titolare: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di Dati Personali ai sensi dell’art. 4 del GDPR.
  • Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni aventi ad oggetto i Dati Personali, quali, a titolo esemplificativo, la raccolta, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione e la distruzione.
  • Utente: gli utenti della Piattaforma.
  • Titolare del Trattamento

Open Search Tech S.r.l.

[email protected]

Il Titolare dei Trattamenti di cui al punto 3 della presente Informativa è OST. Qualsiasi richiesta degli Interessati relativa ai Trattamenti eseguiti da OST avente ad oggetto i propri Dati Personali (ivi incluso l’esercizio dei diritti di cui ai successivi punti 8 e 9), andrà rivolta a OST, a mezzo posta presso la sede legale, ovvero a mezzo e-mail all’indirizzo e-mail: [[email protected]].

  • Finalità e base giuridica del Trattamento

  1. consentire agli Utenti di creare il Profilo e usufruire dei Servizi: sottoscrizione delle Condizioni Generali;
  2. inviare comunicazioni di marketing e inviti alle Challenge agli Utenti: legittimo interesse;
  3. gestire richieste di contatto: legittimo interesse;
  4. miglioramento dei Servizi e della Piattaforma: legittimo interesse.

OST raccoglie e utilizza i Dati Personali degli Utenti per il conseguimento delle seguenti finalità:

  1. Consentire agli Utenti di creare il Profilo e usufruire dei Servizi: il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera a) è necessario per la creazione del Profilo e per la conseguente fruizione dei Servizi da parte dell’Utente, e l’eventuale rifiuto impedisce agli Utenti di fruire dei Servizi previsti dalle Condizioni Generali. Tale Trattamento si fonda sulla sottoscrizione delle Condizioni Generali da parte degli Utenti.
  2. Inviare comunicazioni di marketing (e.g. newsletter, comunicazioni promozionali) e inviti alle Challenge agli Utenti: il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera b) è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Utente impedisce a quest’ultimo di ricevere comunicazioni di marketing relative a OST, alla Piattaforma e/o ai Servizi, o gli inviti alle Challenge. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse di OST, costituito dal beneficio che OST può ottenere dall’invio di comunicazioni, aventi ad oggetto OST, la Piattaforma e/o i Servizi e/o inviti a Challenge che potrebbero interessare gli Utenti, che OST ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. L’opposizione può essere esercitata in ogni tempo, seguendo le indicazioni di cui al punto 9 della presente Informativa.
  3. Gestire le richieste di contatto pervenute sulla Piattaforma attraverso la compilazione del form di contatto da parte degli Utenti e/o tramite e-mail: il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera c) è necessario per la gestione delle richieste di contatto inviate dall’Utente. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse di OST di gestire le richieste di contatto degli Utenti, che OST ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. L’opposizione al presente Trattamento (qualora ne sussistano i requisiti) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. f) della presente Informativa.
  4. Eseguire analisi statistiche, ricerche di mercato, migliorare l’erogazione dei Servizi e l’uso della Piattaforma. Laddove possibile, per conseguire la presente finalità utilizziamo Dati Personali anonimi (Dati Personali che non identificano o rendono identificabile gli Utenti): il Trattamento dei Dati Personali di cui alla lettera d) è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Utente impedisce a quest’ultimo di fruire di Servizi più affini alle proprie preferenze, senza alcun pregiudizio per la ricezione dei Servizi. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse di OST costituito dal beneficio che OST può ottenere dall’offerta di Servizi più affini alle preferenze manifestate dai propri Utenti durante la navigazione sulla Piattaforma e la fruizione dei Servizi, che OST ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Utenti. L’opposizione al presente Trattamento (qualora non eseguito con dati anonimi) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. f) della presente Informativa.
  5. Previo facoltativo consenso, comunicare i Dati Personali ai Partner, al fine di consentire a tali Partner di inviare agli Utenti comunicazioni promozionali aventi ad oggetto i propri prodotti e servizi: il Trattamento dei Dati Personali di cui alla lettera e) è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Utente impedisce a OST di comunicare i Dati Personali ai Partner, e agli Utenti di ricevere le comunicazioni promozionali aventi ad oggetto i prodotti e servizi dei Partner. Tale Trattamento si fonda sul consenso libero, specifico, informato ed inequivocabile dell’Utente, espresso mediante dichiarazione o azione positiva (e.g. flag) sulla Piattaforma. La revoca del consenso può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo, seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. a) della presente Informativa.
  6. Previo facoltativo consenso, inviare le Newsletter all’Utente: il Trattamento dei Dati Personali di cui alla lettera f) è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Utente impedisce a quest’ultimo di ricevere le Newsletter. Tale Trattamento si fonda sul consenso libero, specifico, informato ed inequivocabile dell’Utente, espresso mediante dichiarazione o azione positiva (e.g. completamento del relativo form) sulla Piattaforma. La revoca del consenso può essere esercitata in ogni tempo, seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. a) della presente Informativa.
  1. Modalità di raccolta dei dati

  1. Dati Personali inseriti nella Piattaforma dagli Utenti;
  2. Dati Personali espressamente comunicati a OST dagli Utenti;
  3. Dati Personali comunicati dagli Sponsor.

OST raccoglie i Dati Personali con le seguenti modalità:

  1. Dati Personali inseriti nella Piattaforma dagli Utenti: sono i Dati Personali forniti, a titolo esemplificativo e non esaustivo, per registrarsi alla Piattaforma e usufruire dei Servizi;
  2. Dati Personali espressamente comunicati a OST dagli Utenti: sono i Dati Personali forniti, a titolo esemplificativo, al servizio clienti di OST (in caso di richiesta di contatto) ovvero raccolti in occasione di Challenge e/o iniziative organizzati da OST;
  3. Dati Personali degli Utenti comunicati dagli Sponsor: sono i Dati Personali comunicati ad OST direttamente dagli Sponsor (e.g. società di recruiting) che hanno organizzato una Challenge, in caso di Challenge destinate a Utenti/Team privati selezionati dagli Sponsor stessi.
  1. Eventuali categorie di destinatari dei Dati Personali

Dipendenti, collaboratori, Sponsor, Partner, società dello stesso gruppo societario di OST, fornitori di servizi IT, terzi necessari per consentire la prestazione dei Servizi, consulenti terzi, terzi tecnici e commerciali per la gestione della Piattaforma, servizi automatici di comunicazioni di marketing.

I Dati Personali sono trattati da OST e/o da soggetti terzi, selezionati per affidabilità e competenza, ed a cui possono essere comunicati in quanto ciò sia necessario od opportuno. In particolare, OST informa gli Utenti che i Dati Personali possono essere trattati da, e/o comunicati a:

  1. dipendenti e/o collaboratori di OST;
  2. Sponsor e Partner;
  3. società facenti parte del medesimo “gruppo societario” di cui la Società è parte;
  4. soggetti terzi fornitori di servizi necessari a garantire il funzionamento della Piattaforma (a titolo esemplificativo, società che si occupa dei servizi di hosting);
  5. soggetti terzi fornitori di servizi necessari a garantire la prestazione dei Servizi (a titolo esemplificativo, gestori dei pagamenti);
  6. soggetti terzi che forniscono servizi di consulenza e assistenza (e.g. consulente fiscale);
  7. soggetti terzi che forniscono servizi di analisi dei dati di navigazione sulla Piattaforma e/o servizi automatici di invio di newsletter e/o qualsiasi altro tipo di comunicazione di marketing.
  1. Periodo di conservazione dei Dati Personali (o criteri per la determinazione)

  1. Dati Personali per la fruizione dei Servizi: durata delle Condizioni Generali e per i successivi 26 mesi successivi all’ultima interazione dell’Utente con la Piattaforma; 
  2. Dati Personali per le comunicazioni di marketing diretto e di invito a Challenge e per l’invio di Newsletter agli Utenti: 24 mesi successivi all’ultima interazione dell’Utente con la Piattaforma;
  3. Dati Personali del form “contatti”: 3 mesi dalla ricezione della richiesta;
  4. Dati Personali per la comunicazione ai Partner: 24 mesi dalla prestazione del consenso;
  5. Dati Personali per obblighi legali o tutela giudiziaria: 10 anni dalla raccolta o fino al termine dell’accertamento o procedimento giudiziario.

I Dati Personali sono conservati da OST per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, come indicato al punto 3 che precede. In particolare, salvo esercizio del diritto di revoca del consenso di cui al successivo punto 8 lett. a) o del diritto di opposizione di cui al punto 8 lett. f) e di cui al punto 9, OST conserva i Dati Personali degli Utenti per i seguenti termini:

  1. Dati Personali per la creazione del Profilo e fruizione dei Servizi: per la finalità di cui al punto 3 lettera a) per il periodo di durata delle Condizioni Generali e per un ulteriore periodo di 26 mesi dopo l’ultima interazione dell’Utente con la Piattaforma, fermo restando quanto previsto al punto 6, lettera e);
  2. Dati Personali per le comunicazioni di marketing e di invito a Challenge agli Utenti nonché per le Newsletter: per le finalità di cui al punto 3 lettere b) e f), per un periodo di 24 mesi successivi all’ultima interazione da parte dell’Utente con la Piattaforma, idoneo a dimostrare un interesse per i Servizi e/o le Challenge; 
  3. Dati Personali per la gestione delle richieste di contatto: per la finalità di cui al punto 3 lettera c), per un periodo di 3 mesi dalla ricezione della richiesta di contatto inviata dall’Utente mediante compilazione dell’apposito form sulla Piattaforma. In deroga a tale termine, in caso di invio a mezzo del form “contatti” di un reclamo o di una lamentela, i Dati Personali dell’Utente verranno conservati per il periodo di cui alla successiva lettera e);
  4. Dati Personali per la comunicazione degli stessi ai Partner: per la finalità di cui al punto 3 lettera e), per un periodo di 24 mesi successivi alla prestazione del consenso facoltativo alla comunicazione da parte dell’Utente, espresso mediante flag sulla Piattaforma;
  5. in ogni caso, OST è autorizzata a conservare, in tutto o in parte, i Dati Personali per il periodo massimo di 10 anni dalla raccolta, limitatamente alle informazioni necessarie per adempiere ad obblighi legali e consentire a OST stessa l’eventuale accertamento, esercizio e difesa di un proprio diritto in sede giudiziaria, ovvero per un periodo maggiore qualora l’eventuale accertamento o procedimento giudiziario avesse una durata superiore a 10 anni.

Decorsi tali termini, OST provvederà alla cancellazione automatica dei Dati Personali raccolti, ovvero alla loro trasformazione in forma anonima in maniera irreversibile.

  • Trasferimento Dati Personali extra SEE

Sì.

I Dati Personali raccolti da OST per le finalità di cui al punto 3 della presente Informativa, sono trasmessi da OST, ai sensi degli artt. 44 e ss. del GDPR, in virtù di garanzie adeguate ad assicurare la tutela di Dati Personali, a:

  1. Open Search Network Ltd., con sede legale in 32 Kilmaine Rd, London SW6 7JX, Regno Unito, in virtù della decisione di adeguatezza della Commissione Europea C-(2021) 4800 del 28/06/2021;
  2. Bulhorn Inc., con sede legale in 100 Summer Street, Boston (MA), in attesa della decisione di adeguatezza della Commissione Europea (nel rispetto dei principi del Trans-Atlantic Data Privacy Framework), in virtù di garanzie adeguate previste dal Regolamento.

Maggiori informazioni in merito alle garanzie adottate possono essere richieste a OST.

  • Diritti dell’Utente

Revoca del consenso, accesso ai Dati Personali, rettifica o integrazione dei Dati Personali, cancellazione dei Dati Personali, limitazione del Trattamento, opposizione al Trattamento, portabilità dei Dati Personali, data breach, reclamo alle autorità competenti

Ai sensi e per gli effetti del GDPR, per il periodo di cui al punto 6 della presente Informativa, ciascun Utente ha diritto di:

  1. con riferimento ai Trattamenti di cui al punto 3 lett. e) e f), revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del Trattamento, mediante invio di un’e-mail a OST (cfr. art. 7 del GDPR);
  2. chiedere a OST l’accesso ai Dati Personali e alle informazioni del relativo Trattamento ed eventuale copia in formato elettronico, salvo specifica diversa richiesta dell’Utente (cfr. art. 15 del GDPR);
  3. chiedere la rettifica e/o l’integrazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 16 del GDPR);
  4. per specifici motivi (ad esempio, trattamento illecito, revoca del consenso, insussistenza della finalità del Trattamento), chiedere la cancellazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 17 del GDPR);
  5. al ricorrere di specifiche ipotesi (ad esempio, inesattezza dei Dati Personali, illiceità del Trattamento, esercizio di un diritto in sede giudiziaria), chiedere la limitazione del Trattamento (art. 18 del GDPR);
  6. con riferimento ai Trattamenti di cui al punto 3 lettere c) e d) opporsi in qualsiasi momento al Trattamento dei Dati Personali (qualora non utilizzati in forma anonima), mediante l’invio di un’e-mail a OST (cfr. art. 21 del GDPR);
  7. in caso di Trattamento automatizzato, ricevere i Dati Personali in formato leggibile, ai fini della relativa comunicazione a un soggetto terzo, ovvero, laddove tecnicamente fattibile, chiedere la trasmissione dei Dati Personali da parte di OST direttamente a tale soggetto terzo (cd. diritto alla portabilità dei Dati Personali – cfr. art. 20 del GDPR);
  8. essere informato da OST senza ingiustificato ritardo di eventuali violazioni o accessi non autorizzati da parte di terzi ai propri sistemi contenenti i Dati Personali (c.d. data breach cfr. art. 34 del GDPR);
  9. proporre reclamo all’autorità di controllo del Paese UE in cui risiede, lavora ovvero in cui ritiene si sia verificata la violazione dei propri diritti (cfr. art. 77 del GDPR).

Per ulteriori informazioni in merito ai termini e alle condizioni per l’esercizio dei diritti riconosciuti all’Utente, quest’ultimo può consultare il testo del GDPR pubblicato al seguente link, ovvero contattare OST nelle forme previste dal punto 2 della presente Informativa. 

  • Opposizione al Trattamento relativo alle comunicazioni di marketing e invito ad Challenge di OST agli Utenti

OST evidenzia che ciascun Utente ha diritto di opporsi al Trattamento dei Dati Personali di cui al punto 3 lettera b), in ogni tempo e senza alcuna motivazione, mediante invio di un’e-mail ad OST ovvero esercizio dell’opt-out nelle comunicazioni di marketing di OST. In caso di esercizio di tale diritto, OST interromperà l’utilizzo dei Dati Personali dell’Utente per le finalità di marketing relative Servizi simili a quelli in precedenza fruiti dall’Utente stesso.

  • Gestione Dati Partecipanti CyberHack 2023

Come da Regolamento dell’evento CyberHack 2023, i dati dei partecipanti saranno gestiti, oltre che dagli organizzatori dell’evento, anche dagli sponsor Diamond e Platinum dell’evento, in base alle loro rispettive Privacy Policy.

In particolare, le società che avranno accesso ai dati dei partecipanti sono:

  1. PwC Italia [https://www.pwc.com/it/it/legal-privacy/informative-privacy/marketing/pwc];
  2. Nexi [https://journal.opendataplayground.com/wp-content/uploads/2023/02/Informativa-privacy-Nexi-CyberHack-2023.pdf]
  3. Open Data Playground [https://opendataplayground.com/privacy-policy];
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